1.会议前的准备工作
  -车辆的安排、宾馆预定
    -会议室及会议用设备的安排
    -参会人员的通知
     参加会议人员：根据客户来访日程，提前通知参加会议的相关人员会议的时间、地点和会谈的主要内容，以便大家做好准备。切忌迟到。   
    -会议使用资料的准备企业介绍：经营数据及时更新
    -小礼品的准备（对方来访人员职位很高，如总裁等）
     来访公司的规定、来访公司国家或地区的习俗和禁忌
    - 个人着装要求：干净、整洁、精神

2.会议接待的注意事项
  -茶水的准备
  -礼貌的介绍参会人员,职位由高到低
  -交换名片时用双手,礼貌的问好

3.谈判人员及口译人员注意事项
    - 应有坚定的政治立场，严格遵守组织纪律，执行请示报告制度，
      保守国家机密，维护国家利益。
   - 应每次谈判前应确定主谈人，其职位应与对方主谈人大致相等。
      其它参加谈判人员非经主谈人同意，不得随意提问。会谈中，避免内部人员当场争论。
   - 谈判前对所谈问题应做充分准备，以免临时仓促应付，发生错误。

4.口译人员注意事项
   - 遵守一般谈判人员守则
   - 加强政治时事政策、业务学习、提高对谈判中各种问题了解水平。
   - 始终保持热情、愉快、谨慎、诚恳的态度。
   - 作好谈判前的准备工作，尽可能了解主谈人的谈判内容、我方意图和可能发生的问题等，对必要的技术名词和问题也应做好准备。
   - 谈判中， 应全神贯注，充分理解谈判精神，做到忠实翻译，不增减谈话内容或个人意见，做好笔记，不得主动直接与外宾谈话、询问、
      或解答问题，遇到未听清时，应提出问明，翻译有困难时，应向谈话人说明，绝不不懂装懂，主观臆断。
   - 对主谈人以外其他参加谈判人员谈话，除主谈人指定发言者外，应取得主谈人同意后，再进行翻译。
   - 外宾提出任何要求，应详告主谈人考虑解决，不能擅自允诺或做否定答复；在我方不能满足对方要求时，可照主谈人意
    见告诉对方，避免生硬机械， 但应抱实事求态度，防止产生媚外情绪。

5.接待外宾参观的注意事项
     -  简明扼要，实事求是的介绍本公司，谈出本单位的特点；介绍内容要丰富，生动活泼。
     - 外宾参观工厂，应一律照常进行。当外宾主动与我方人员握手、攀谈时，可热情地做相应表示。
     - 外宾参观的单位不要自行悬挂标语，一切由接待单位统一安排。
     - 陪同人员不宜过多，同时指定的陪同人员不能半途离去或不辞而别。
     - 介绍情况时，不要只向外宾或少数外宾讲，要全面照顾，以免冷落其他客人。外宾提出的问题，应区别对象酌情简要答复，但要注意内外有别，不要不懂装懂，没有把握的，不要轻意表态，更不要随意允诺送给外宾礼品、产品、资料等。
     - 参观时，除照顾好主要外宾外，也要注意照顾其他游散外宾，使人们看好、听好。要防止队伍拉得过长，首尾不衔接。有些外宾对参观内容兴趣大，看得细，应有专人照顾，并做好前后联络工作。
     - 我方陪同人员应随机将有利于对外宣传的事物，如沿除所见的欢迎标语，黑板报等向外宾介绍。